在google产品中实现OA化

一直在考虑是否能从google那么多出色的产品中直接实现免费的OA化，同时也发现这方面网络上的介绍非常少，虽然谷奥也写过若干apps的OA化设想（《探索中小企业信息化最佳解决方案-Google Apps（一）》），但基本没涉及到OA的流程和操作，可以说语焉不详，谷奥更多的是普及google企业套件的功能和操作。而且我觉得apps唯一美妙的地方仅仅在于多了一个企业邮箱，而遗憾的缺失却一大堆，包括picasa、group、reader、wave等等好多产品都没法使用。还有一篇思考google产品与OA的文章是《用GOOGLE实现OA办公自动化功能！》，可是通篇看了几遍后我还是觉得写得太泛了，并且该文章中不断强调google各项服务的rss：

2，怎样将GOOGLE的功能聚合在一个页面上？

GOOGLE的每一种功能都提供了RSS地址，并可设置成为共享，打开RSS聚合器之后，将RSS地址输入进去，并按照使用者的工作职能分类即可。 

……（不要忘了RSS哦。）……

这是其中最大的败笔，办公系统最重要的是内部保密性，如果各道办公程序都支持rss输出，那什么人都可以悄悄去订阅了，还有什么保密性可以讲。

什么是OA

在完整写下我考虑的google产品中实现OA之前，有必要先定义我对OA的认识，才不至于在实现OA的过程中产生太大的偏差。OA是OFFICE AUTOMATION，翻译就是办公自动化，有的公司可能就是无纸化流程化办公。最早听到这概念的时候是三年前在二哥的翡翠公司里，那时候二哥就一直在考虑OA和ERP。因此这几年我间断都在思考有没有机会实现近乎免费的低成本OA。

在我理解中，OA应该是把信息分类化合标签化，简单的讲，就是分析出一条信息是属于“备份查证类”的资料性信息，还是属于“流动型”的工作汇报。基本上公司的内部信息扩展出来会有通知、会议记录、通讯录、日程安排、设备管理、培训文档、档案资料、合同样本、客户信息等，这一类属于备份查证类的，在发布后需要被及时浏览，以后即存档备份了；另外，内部信息还有项目讨论、客户解决方案、包括出差、报销、采购、报表等的各类申请，这些信息首先属于“流动型”，在不断流动中得到讨论、确定以及最终执行，备份。

google的几个适合办公的产品

从我对OA理解的前提下，我觉得google有几个产品非常适合综合办公应用，当然，我这里的办公指的是中小企业，特别是贸易型公司、设计公司、文化传播公司这一类，工厂型企业太过于复杂，估计会超出我的想象，所以暂时没法深入思考。

这几个产品分别是gmail（有非常强大的邮件搜索功能、联系人分组、即时沟通、标签过滤分类功能以及近乎无限的空间），documents（流动型的交流功能、在线协作编辑、ppt和表格功能也非常强大、目前又多了绘图功能），calendar（日程安排、通知及共享等），以及group（这个邮件列表型的bbs非常适合做一些申请流程及项目讨论），姑且不论picasa、site、buzz这些更加丰富的应用，所有这些功能都能把信息聚集到gmail里，在一个gmail里管理全部办公流程和信息。当然，该写方案该写报表的还是得乖乖地去打开documents、该申请该讨论该征询方案的还是得去group里，但是所有的这些信息都能第一时间发布通知到相应人员的gmail里。

在这里，我给这些产品的优先级排一下序，那就是gmail>documents>group>calendar。这4个产品能够综合构建出一个OA体系来。

体系构建实例

我在音像发行公司工作过，因此想以上述想法构建一个音像公司的办公体系。

发行公司一般分版权部、销售部、采购部、行政部（或人力资源）、财务部及仓库。其中销售部的出单、仓库的库存能直接跟财务部挂钩，财务系统就能看到账单及产品目录明细，暂时可以不去考虑。但是销售部的销售工作及日常沟通还是包含在这个办公体系中的。这里更应该说明的一点是，其实涉及到款项的业务，财务系统都有明确账目的，并不需要OA来考虑，所以我们也不用太执着于采购的时候究竟是否要从属于OA。接下来我先从group入手设想这个OA体系。

1. 首先，要在group里建立一个公司（XC）总的讨论组，假设为XC_home，这里，我们可以把公司的基本规章制度制作成page，而topic则是用来发布公司的全体公告、通知之类的条例，或许，还可以允许员工在这个group里展开一些非工作的娱乐性话题。这个group的members是全体员工，当然，公司的所有members都是邀请制，group都是非公开私密组，这个其实不用多说。
2. 然后可以开始按部门建立分组，建立包括销售部、采购部、版权部、人力资源等的group，分别为XC_sd(Sales Department)、XC_pd(Purchasing Department)、XC_cd(Copyright Department)、XC_hr(Human Resources Department)等，每个group的管理员基本就是部门老大在承担责任和行使权利责任分配。
3. 流动型的工作报告，则可以采用documents这个功能，因为google docs有在线协同作业的功能，无论是项目方案、还是工作报告总结等内容，都需要老大的确认，而老大的参与，则是协同作业的最好过程。既可以设置由老大发起一个文案，赋予下属编辑权以开始，同时关闭下属编辑权保留浏览权为结束；也可以下属自由发起文案，赋予老大浏览权或者编辑权，直到方案确认后备份保留，并且关闭其中一方权利。

group在这里能承担综合的信息管理作用，不管是项目讨论还是申请流程，包括规章制度，都可以在group中丰富地体现，加上group有多样化的邮件通知功能，从邮件通知、摘要输出到全文等等，总体来说管理会比较高效。而documents只承担局部范围的信息流向，当然，documents其实也会存档公司的各种表格、合同及日常管理规章，不过这已经属于某个部门（比方说是行政部门或者人力部门的工作范畴）的细节应用了，不是大框架中考虑的内容。

还是以上面假设的若干group部门，设想一下OA流程。

基本上全部员工都应该加入XC_home和XC_hr，当员工需要出差、请假的时候，在XC_hr中发布申请，部门老大在邮件列表后签署同意后，XC_hr管理人员基本上就可以批准该申请，包括报销申请也可以同样在财务部group中这样申请；但是必须强调的是，作为hr人员和财务人员，还是有必要把这些日常申请流程另外用documents中的spreadsheet（类似excel表格）做成报表记录，以备信息存档查证，也方便其他管理者查看。group与documents的同步使用，能使这个OA体系得到最完美最丰富的表现。

也许有人要怀疑为什么不直接用spreadsheet制作登记表格之类，那是因为spreadsheet不具备“跟帖”这种合法性和唯一性，而group里的跟帖功能正好弥补了这一缺失，有“签名”的意义，老大没跟帖，你敢乱请假？你敢来报销？

综合地考虑，group承担了以下若干功能：

• 人力部门、财务部门使用group主要是承担申请流程和审批的作用；
• 其他部门作为内部的项目讨论、案例分析总结；
• 发布各部门的工作规范、条例，提供各种工作经验备份，这个功能主要用group中的page功能来实现，可以通过documents来丰富扩展；

calendar的功能这里就不用多述了，非常灵活多用途，无论是作为个人还是部门，甚至全公司的大事记，应该有很丰富多样的玩法。

回到前面说的产品优先级排序：gmail>documents>group>calendar。在google这些产品OA化的流程中，只要有需要，所有的通知最后都能第一时间回到gmail里，而gmail又有很方便的标签化过滤管理，联系人也有分组功能，所有信息都能得到合理的归档。基本上，打开gmail，就等于开始上班开始办公了。这种便捷和高效性其他OA系统估计很难想象。而且，更重要的是，这套体系是全方位的，无论你出差也好、放假也好，无论人在哪儿，因为这个世界存在着google这么强大的平台，所有人都能第一时间就回到自己公司的办公平台上，很大程度上降低了其他OA体系的那些VPN成本。

实际上，gmail和documents这两大功能正是因为google的标签化管理而变得出色，documents因为有页面发布功能、在线协同作业而更加强大。至于其他一些什么投票功能、日历提醒等细节，或者reader、talk、wave、buzz等我们还没综合并入使用的功能，所有这些丰富的产品，只会使这套OA变得更加立体化和高效便捷。

通过这么个案例设想，我的结论是，放弃那些昂贵的OA系统吧，在google面前，即便用友和金蝶，也不见得有多少功能优势，关键还是管理者的想象力，和使用者的决心。即使眼前有貌似强大的GFW，一个小小的VPN付费业务，都完全能把这堵庞然大物藐视了。